Hybrid-Akte ad acta gelegt

Vor vielen Jahren haben wir in unserer Kanzlei begonnen, die Handakten der Mandate zu digitalisieren.

Die berufsrechtlichen Anforderungen an die Aktenführung orientierten sich seinerzeit noch im Wesentlichen am Zivilprozeß des letzten Jahrhunderts; da galt es anfangs den einen oder anderen konservativen (im Sinne von: papiererhaltenden) Widerstand zu überwinden.

In einem ersten Schritt hatten wir von der Papierakte digitale Kopien angefertigt und damit jeweils zwei Akten pro Mandat angelegt:

Zum einen die führende analoge Akte zwischen zwei Pappendeckeln,
zum anderen die eAkten-Kopie auf dem Server.

Also eine klassische Hybrid-Akte.

Relativ flott haben wir die Rollen vertauscht: Vollständig und führend wurde die digitale Akte, die analoge Handakte war ab da nur noch das Abbild der eAkte, aber immer noch als hybrides Pärchen.

Die Papierakte verblieb dann im Laufe der Zeit immer häufiger im Schrank. Per Post eingehende Dokumente wurden eingescannt und zur Akte gespeichert, aber nach dem Eincscannen zunehmend selten als Original abgeheftet, sondern geschreddert. Der digitale Posteingang wurde gar nicht erst ausdruckt, sondern ohne Umweg zur eAkte gespeichert.

Der Pappdeckel diente fortan eigentlich nur als eine haptische Sicherungskopie für ausgewählte Dokumente. Und zur Beruhigung skeptischer Bedenkenträger.

Dieses analoge Backup haben wir nun auch noch abgeschafft. Die Bedenken haben sich aufgelöst, die Skepsis gegen die elektronische Akte wich dem Vertrauen in das elektronische Sicherungskonzept unserer Kanzlei.

Grundsätzlich gibt es jetzt nur noch das digitale Aktenstück. Für unverzichtbare Originale haben wir Sammelakten – pro Dezernat und Verteidiger jeweils einen Leitzordner. Mehr Pappe braucht hier kein Mensch.

Unsere großen schwarzen Aktenschränke waren bisher schon nicht ausgelastet. In ein paar Monaten stellen wir sie einem Kollegen zur Verfügung, der diese Entwicklung vom Papier zum Speicher-Chip noch vor sich hat.

Digitale(!) Vorbestellungen an Selbstabholer können bereits jetzt schon entgegen genommen werden.

Dieser Beitrag wurde unter In eigener Sache veröffentlicht.

20 Antworten auf Hybrid-Akte ad acta gelegt

  1. 1
    RA Frese says:

    Glückwunsch. *vorneidplatz*

    • Komm vorbei und gucks Dir an. crh
  2. 2
    Börni says:

    Gab es Probleme, die eigenen Mitarbeiter bei der Digitalisierung mit ins Boot zu holen?

    Ein schönes „Das haben wir schon immer so gemacht“ oder ein „Hat doch bisher auch immer gut geklappt“ soll ja mit steigendem Alter schon mal vorkommen.

    • Deswegen haben wir es sukzessive gemacht, um alle Bedenken berücksichtigen und beseitigen zu können. Eine Brechstange anzusetzen, statt diejenigen, die mit den Akten arbeiten wollen, anzuhören und mitzunehmen, endet im Chaos. crh
  3. 3
    Herbert says:

    Beim nicht zeitaufwändigen digitalisieren und zuordnen der Eingangspost könnten wir Nachhilfe gebrauchen.

    • Gern. crh

    Was macht ihr bei Serverausfall?

    • Wir haben keine Serverausfälle, weil wir genau darauf – auf Hard- und Software-Pflege – einen scharfen Blick haben. crh

    Darf ich dich dazu anrufen?

    • Ich melde mich bei Dir. crh

    Schönes Wochenende
    H.

  4. 4
    RA Meyer-Osting says:

    Mich würde interessieren womit den in der Verhandlung die Akte mitgenommen und gelesen wird. Welche Größe hat den der Tabletbildschirm?

    • Ich arbeite mobil mit einem MS Surface und nehme gelegentlich zusätzlich ein 10″-Tablet mit. Wenn ich längere Zeit unterwegs bin (zB Urlaub etc), habe ich auch einen großen Monitor und eine Tastatur dabei. Nebenbei habe ich aber auch immer einen Block für handschriftliche Notizen, die ich später entweder einscanne, spracherenkennen lasse oder abtippe. In (sehr seltenen) Einzelfällen drucke ich auch schon mal ein paar Seiten aus den Akten aus. crh
  5. 5
    Mirko Laudon says:

    Wir haben auch noch Hybrid-Akten, die eher nur dünne Handakten sind, in denen die ein-und ausgehenden Schreiben abgeheftet werden, nachdem sie gescannt bzw. im PDF-Format abgelegt wurden. Bei diesem System werden wir auch erst einmal bleiben, denke ich. So kann man die Handakte problemlos herausgeben (falls erforderlich).

    • Der Mandant hat keinen Anspruch auf Herausgabe der Handakte, wenn dieser Anspruch bei Mandatsbearbeitung schon erfüllt wurde. Will er trotzdem später nochwas haben, bekommt ein die Doks eben auch nur digital. Notwendige Originale lagern wir nicht bei uns, sondern überlassen wir dem Mandant bzw. nehmen wir gar nicht erst entgegen.
       
      Aber Du machst es richtig, wenn Du Dich langsam an die Papierlosigkeit herantastest, und dabei diese Ziel nicht aus den Augen verlierst. crh
  6. 6
    RA Kr. says:

    Mit welchem Anwaltsprogramm wird das umgesetzt?

    • RA-Micro iVm der WebAkte. crh
  7. 7
    Manuel says:

    Mich würde der Scanaufwand interessieren. Viele Sachen sind ja geklammert, gesiegelt (dürfen eventuell garnicht gelöst werden) etc. Welche Scanhardware setzt Ihr ein und wie lange dauert der Posteingangsscan ca. am Tag? VG Manuel

    • Wir nutzen zwei (einen kleinen und einen großen) Scanner von Canon, die übers Netzwerk gesteuert werden. An dieser Stelle des Work Flow entsteht spürbarer Mehraufwand („Flaschenhals“), der im weiteren BearbeitungsVerlauf aber mehr als kompensiert wird. Beim Digitalisieren sollte man also nicht „sparen“.
       
      Wir beauftragen für das Einscannen von Ermittlungs- und Gerichtsakten externe Dienstleister, wenn es sich nicht gerade um filmdünne Akten handelt (die von unseren Aushilfskräften eingescannt werden).
       
      Der Zeitaufwand hängt vom Analog-Posteingang ab; Angaben dazu kann ich nicht machen, sie hätten für Dich aber auch keinen Wert.
      crh
  8. 8
    Bernd says:

    Ein sehr interessantes Thema, wie man auch schon an den Kommentaren sehen kann.

    Die (fast) papierlose Kanzlei, da wird man schon neidisch. :)

    Vielleicht können sie noch ein paar technische Hinweise geben, damit die schlimmsten Stolperfallen umgangen werden:
    Wie stellen sie sicher, dass kein Datenverlust möglich ist?

    • Mit einer durchdachten Backup-Strategie – uns ist in den ganzen Jahren noch kein Byte abhanden gekommen. crh

    Was passiert bei einem Hardwaredefekt am Server in der Kanzlei? Steht ein zweites gleichwertiges System als Notfalllösung zur Verfügung?

    • Unsere redundanten Systeme fallen nicht aus, weil sie gut sind und gepflegt werden. Und wenn doch, können wir binnen weniger Stunden weiterarbeiten. Ich mach’s am Beispiel unsere Internet-Verbindung fest: Wir verfügen über einen VDSL-Zugang; fällt der aus, übernimmt die Hardware (automatisch) den ADSL-Zugang; funktionierts dort auch nicht, gehen wir via LTE ins Netz. Vergleichbar sieht es auch mit unserer Server- und Netzwerkarchitektur aus.
       
      Ich kann mich an den Brand in einer Rechtsanwaltskanzlei eines Kollegen in Westdeutschland vor einigen Jahren erinnern, der seinerzeit ausschließlich traditionell-papierhaft arbeitete. Nach einem Brand unserer Kanzlei wären wir binnen weniger Tage wieder arbeitsfähig, der Kollege damals brauchte mehrere Monate. crh
  9. 9
    WPR_bei_WBS says:

    Rein interessehalber: Haben Sie den Server bei sich online, oder in einem RZ? Und im letzteren Fall, dedizierten Server oder VM bzw eine andere „Cloud“ Lösung?

  10. 10
    chris says:

    Gibt es durch die Datenbank nicht eine gewisse Abhängigkeit vom Software-Anbieter oder können Mitbewerber die Daten konvertieren?

    Gibt es keine Konflikte, wenn ein Datensatz an mehreren mobilen Geräten verändert und später synchronisiert wird?

  11. 11
    Bernd says:

    Mit dem Hinblick auf eine Kanzlei würde ich in einem 19″ Schrank auf einen sehr schnellen Netzwerkspeicher tippen, der im Raid 6 läuft und dank doppelter verteilter Paritätsinformationen den Ausfall von bis zu zwei Festplatten verkraftet. Dazu noch ein zweites NAS, welches mehrmals täglich ein Backup der geänderten und neuen Dateien durchführt, sowie eine Versionisierung vorhält. In der Nacht wiederum schiebt das System das Backup (verschlüsselt) zu einem deutschen Cloudanbieter, bevorzugt in oder um Berlin.

    Die klassische 3-2-1-Backupregel, erweitert durch die doppelte Redundanz vom Raid 6, sowie dem Zweitgerät, welches auch Vor-Ort steht und im Notfall (Hardwareausfall vom 1. NAS) genutzt werden kann.

  12. 12
    h says:

    Gibt es ein Programm mit der Möglichkeit, Seiten in einem PDF-Dokument zu verschieben ?
    (Falls etwa beim Einscannen beidseitig bedruckter Dokumente ein Fehler passiert ?)

  13. 13
    Bernd says:

    Schau dir mal https://pdfsam.org/de/ an. Dort ist die Basicversion kostenlos.

  14. 14
    asca says:

    @h: Such mal nach „PDF SAM“. Damit kann man sowohl visuell (auch aus mehreren PDFs übergreifend) ein neues PDF zusammenstellen und die Seiten vertauschen. Oder auch automatisiert auftrennen (alle 2 Seiten ein neues PDF) bzw. automatisch mehrere aneinanderreihen.

    zum Kernthema:
    Ausfall des Systems lässt sich tatsächlich sehr gut in Griff bekommen, wenn man eben nicht knauserig und mit „wozu brauch ich das, funktioniert doch auch ohne“ an die Sache rangeht. Gerade diesbezüglich ist es ein enormer Vorteil wie von crh anschaulich beschrieben, dass man digitale Akten endlos vervielfältigt synchron an vielen Orten halten kann.
    Allerdings ist auch genau dies ein enormer Nachteil. Denn wir einmal doch – trotz zahlreicher Sicherheitsvorkehrungen – eben eingebrochen, ist das „Entwenden“ der Datenbestände quasi kaum mit Aufwand verbunden und fällt gar vl. nicht auf, weil diese lediglich kopiert wurden.
    Hier wird dann häufig argumentiert mit „in x Jahren ist soetwas noch nie vorgekommen“ oder „wird alles professionell gewartet und höchste Sicherheitsstandards“. Das mag zwar stimmen, wiegt aber in falsche Sicherheit. Letztlich ist man häufig nur deshalb noch nicht angegriffen worden, weil Kosten-Nutzen für den Angreifer lediglich nicht stimmt. Desto mehr potenzielle Opfer es gibt und diese gar die exakt selbe Technik einsetzen (weil alle beim selben Hersteller ihre „e-Akte“ einkaufen), dann wird das Kosten-Nutzen-Verhältnis nach und nach immer attraktiver und irgendwann lohnt es sich für einen Angreifer sich eben die „professionell nach höchsten Sicherheitsstandards gewarteten Systeme“ doch mal gaaaanz genau unter die Lupe zu nehmen.
    Das ist ähnlich wie bei Windows und Apples Betriebssysteme. Apple hat sich Ewigkeiten darauf ausgeruht, dass einfach zu wenig Leute ihre Systeme genutzt haben, als dass es überhaupt attrativ war, dafür Viren, Trojaner, etc. zu schreiben. Apples Betriebssysteme waren nie wirklich sicherer als Windows, trotzdem lebten Apple-Nutzer Jahrelang deutlich sicherer. Dann kam halt der Apple-Hype mit dem iPhone und nun sind sie genauso im Focus wie Microsoft-Produkte – und es macht ihnen tierisch zu schaffen. Die ersten 1-2 Jahre wurde alles was mit Sicherheitslücken zu tun hatte kategorisch von Apple geleugnet – half natürlich wenig.

    Daher die ganz konkrete Frage:
    Wie sieht diesbezüglich das Konzept aus?
    Beispielsweise, dass ältere Akten auf offline-Systeme verschoben werden, sodass zumindest schonmal der eigene Datenbestand nicht immer 100% alle jemals existenten Akten umfässt?
    Hilft natürlich nicht viel, wenn der Hersteller bzw. sein Produkt selbst immer attrativer für Angreifer wird, weil das Produkt öfter im Einsatz ist.
    Auch wenn’s doof klingt: Desto weniger andere Anwälte das Produkt ihrers Herstellers nutzen, desto besser für sie crh ;-)

  15. 15
    P. says:

    Zunächst mal meinen Respekt für die konsequente digitale Kanzlei. Grundsätzlich halte ich das für mehr als zeitgemäß, wenn es in Ihrer Branche auch leider noch als besonders fortschrittlich und vielleicht sogar abenteuerlich angesehen werden mag.

    „Per Post eingehende Dokumente wurden […] geschreddert.“

    Als ich diesen Satz gelesen habe, musste ich allerdings sofort an einen schon etwas älteren Vortrag denken, den ich mal auf dem jährlichen Kongress des Chaos Computer Clubs gehört habe, bei dem es darum ging, dass beim Scannen mittels diverser Xerox-Kopierer die Digitalisate am Ende nicht 1:1 identisch mit den Originalen waren. Vielleicht erinnern Sie sich auch selbst daran, es ging damals als „Scanner-Gate“ durch die deutsche und internationale Presse.

    Nun schreiben Sie oben, dass Sie selbst Canon verwenden, aber auch dort können solche Bugs sicherlich jederzeit auftreten. Wenn Ihnen oder Ihrem Dienstleister soetwas passiert (worauf sicherlich weder Sie noch der Dienstleister Einfluss haben werden) und Sie haben dann die Originale nicht mehr, dann wünsche ich Ihnen viel Spaß ;).

    Insofern möchte ich Ihnen dringend raten, auch fernab aller anderen Probleme wie Daten-/Ausfall-Sicherheit, Backups, etc., mit denen Sie sich scheinbar schon eingehend auseinandergesetzt haben, auch hier entweder eine Redundanz durch mehrfaches Digitalisieren mit Geräten unterschiedlicher Hersteller aufzubauen oder das tote Papier doch irgendwo im Keller zu stapeln.

    • Zur *Ihrer* :-) Beruhigung: Wir lagern die eingescannten Doks zwischen und entsorgen sie sukzessive später. Über unseren Dienstleister hatte ich bereits auch schonmal in der Vergangenheit berichtet: Hier und dort.
      crh

    Hier ist übrigens der Vortrag, sehr kurzweilig gestaltet und sofern ich das beurteilen kann auch für Laien leicht verständlich. Falls Sie also demnächst mal ’ne Stunde – vielleicht bei ’nem guten Café – entspannen möchten und es zu kalt zum Fahrrad-/Motorradfahren ist… https://www.youtube.com/watch?v=7FeqF1-Z1g0

    • Danke, sehr unterhaltsam und lehrreich. crh
  16. 16
    Ralph S. says:

    @P, #15
    Der ‚Datenverlust‘ trat durch Kompression/’Optimierung‘ auf – eine (hinreichend) gute Lösung wäre deshalb das Aufbewahren des RAW Bildes (VueScan bietet das z.B. an).
    Das lässt sich dann – im Gegensatz zum Papieroriginal – sogar noch mit vertretbarem Aufwand backupen.

  17. 17
    wurst says:

    Dieser Fehler bei Xerox-Scannern trat (tritt?) auch auf wenn Texterkennung ausgeschaltet ist.

    https://www.heise.de/newsticker/meldung/Xerox-Scanner-Fehler-Buchstabentausch-auch-bei-hoeheren-Qualitaetsstufen-1933798.html
    https://www.austrian-preppers.net/t639f43-Xerox-Scanner-vertauschen-Zahlen.html
    [youtube=https://www.youtube.com/watch?v=7FeqF1-Z1g0&w=640&h=390]
    David Kriesel: Traue keinem Scan, den du nicht selbst gefälscht hast

    https://de.wikipedia.org/wiki/Xerox
    m Jahr 2013 wurde durch den Informatiker David Kriesel ein schwerwiegender Software-Bug in Scankopierern der Firma Xerox bekannt gemacht, bei dem bei Scanvorgängen durch den verwendeten Kompressionsalgorithmus JBIG2 einzelne Buchstaben und Zahlen falsch abgebildet werden. Hierdurch können eingescannte Dokumente erheblich verfälscht werden, was der Benutzer jedoch nicht unmittelbar erkennen kann, da die falschen Ziffern fehlerfrei aussehen. Im Verlaufe der Auseinandersetzung wies Kriesel weiter nach, dass das Problem alle auswählbaren Modi beim PDF-Scan betraf, einschließlich der Fabrikeinstellung.[3][4] Xerox lieferte hierzu mittlerweile einen Patch aus, der das JBIG2 deaktiviert.

  18. 18
  19. 19
    Ralph S. says:

    Ach, wurst,

    welcher Teil von „Kompression/’Optimierung‘“ geht Dir nicht ein?
    Aus Deinem Link: „…JBIG2 mit der verlustbehafteten Komprimierung…“

  20. 20
    wurst says:

    wieso soll die Frage dumm sein ?
    Wenn verschiedene Punktmengen fälschlich als gleiches Zeichen erkannt werden (besonders häufig wird 6 mit 8 verwechselt) und und nur einmal abgespeichert werden dann ist die Frage nach der Häufigkeit des Fehlers doch naheliegend ?
    Angeblich arbeitet pdf intern mit jpg-Grafiken. . Bei Tiff-Grafiken kommen solche Kompressionsfehler angeblich nicht vor und es soll möglich sein, dem PDF-Scanprogramm vorzuschreiben, tiff statt jpg zu verwenden.

    Tritt dieser Fehler auf, so ist er – im Gegensatz zu visuell meist deutlich erkennbaren Fehlern anderer Kompressionsverfahren – visuell sehr schwer erkennbar.